Organisation de salons de A à Z
Aménagement du stand
Déroulement : agencement, graphisme et mobilier
Date limite : La date limite pour la validation des plans de construction du stand est fixée à 5 semaines avant le salon, soit le 18 décembre 2026.
Mesures à prendre avant la date limite
- Commander des équipements supplémentaires pour votre stand sur la boutique en ligne MyEasyfairs
- Vérifier et valider le schéma technique
- Envoyer les fichiers d’impression pour les visuels statiques à l’équipe opérationnelle
- Vérifier et valider la mise en page graphique
Le service des opérations d’Easyfairs vous accompagne tout au long du processus :
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Date |
Mesure |
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10 semaines avant la date limite (environ 15 semaines avant le salon) |
Premier e-mail d’information contenant toutes les données importantes relatives à la conception du stand ainsi qu’un premier plan technique du stand à vérifier, pour signaler les demandes de modification et valider le projet |
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Dans les deux semaines suivantes |
Prise de contact par téléphone pour coordonner les premiers détails de planification |
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6 semaines avant la date limite |
Deuxième e-mail de rappel |
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En continu |
Coordination et finalisation de la planification des stands |
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2 semaines avant la date limite |
Troisième e-mail de rappel |
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3 jours avant la date limite |
Dernier rappel concernant la date limite imminente |
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Date limite : 5 semaines avant le salon |
Validation des plans de construction du stand, fermeture de la boutique en ligne |
Pour la conception du stand, une autorisation écrite est requise. En l’absence de retour d’information concernant le dernier plan technique et la mise en page graphique envoyés, la planification est considérée comme validée.
Assurance forfaitaire pour les exposants
L’inscription au salon entraîne automatiquement l’adhésion à l’assurance forfaitaire des exposants. Cette assurance offre une couverture complète contre les principaux risques liés à la participation au salon.
Étendue de la couverture
- Responsabilité civile professionnelle : Une attestation d’assurance est obligatoire pour tous les salons Easyfairs.
- Assurance annulation : Couverture en cas de non-participation indépendante de la volonté de l’exposant.
- Assurance des biens : Couverture en cas de dommages ou de perte du matériel d’exposition, y compris le transport.
Coût : 195 CHF
Le partenaire d’assurance est Inevexco. Les communications relatives à l’assurance forfaitaire des exposants s’effectuent directement par l’intermédiaire du partenaire d’assurance.
Si vous disposez déjà d’une couverture d’assurance suffisante, il est possible de se désinscrire de l’assurance forfaitaire des exposants sur présentation d’un justificatif correspondant.
Vous trouverez de plus amples informations dans le formulaire d’inscription, dans les conditions générales d’Easyfairs Switzerland GmbH ainsi que sur le site web d’Inevexco.
Délais de commande et suppléments
Les délais indiqués pour les commandes supplémentaires sur la boutique en ligne MyEasyfairs sont contraignants en raison de la collaboration avec nos partenaires de service. En cas de commande tardive, un supplément s’ajoute au prix normal.
Les commandes passées après la date limite et la fermeture de la boutique en ligne (6 semaines avant le salon) ne sont possibles qu’après accord individuel avec l’équipe opérationnelle.
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Période |
Supplément |
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Jusqu’à 5 semaines avant le salon (fermeture de la boutique en ligne) |
Prix normal |
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À partir de 5 semaines avant le salon jusqu’au jour du service |
+30 % |
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Le jour du service |
+50 % |
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Le jour du salon |
+100 % |
Conception et montage de notre propre stand
La construction de stands individuels n’est pas autorisée au salon.
Graphiques
Les éléments imprimés peuvent être ajoutés moyennant un supplément via la boutique en ligne de MyEasyfairs.
Les visuels définitifs doivent être remis à l’équipe opérationnelle dans les délais et conformément aux directives graphiques. Passé ce délai, leur mise en œuvre ne pourra plus être garantie.
Commandes de mobilier
L’équipement de base en mobilier est inclus dans le forfait stand.
Du mobilier supplémentaire peut être commandé moyennant un supplément via la boutique en ligne de MyEasyfairs.
Toutes les commandes supplémentaires doivent être passées dans les délais. Passé ce délai, leur prise en compte ne peut être garantie.
Remarques :
- Le mobilier inclus dans le forfait stand ne peut pas être échangé contre d’autres articles.
- Le mobilier standard non utilisé ne donne lieu à aucune réduction de prix.
- Le mobilier non utilisé doit être déposé dans les allées du hall le jour du service ; il sera récupéré par l’équipe du salon.
MyEasyfairs
MyEasyfairs est le portail central permettant de gérer votre profil, votre participation au salon, les invitations des visiteurs et les prospects après le salon.
Accroître la visibilité
- Création d’un profil avec un contenu illimité
- Visibilité tout au long de l’année, indépendamment des événements
- Analyse des interactions des visiteurs avec votre contenu
Entrer en contact avec les bons interlocuteurs
- Envoi d’invitations traçables à votre réseau
- Notification par SMS à l’arrivée des contacts invités au salon
- Orientation des visiteurs qualifiés directement vers le stand
Saisie simple des prospects
- Gestion centralisée et téléchargement de tous les prospects
- Données complètes sur les visiteurs pour un suivi facile
boutique en ligne
La boutique en ligne permet de commander du matériel supplémentaire pour le stand, d’autres éléments imprimés ainsi que du mobilier. Elle est accessible depuis votre compte MyEasyfairs à l’adresse Modifier le stand → Boutique en ligne et commandes.
Fermeture de la boutique en ligne : 5 semaines avant le salon
- Aucune confirmation automatique de commande n’est envoyée par e-mail.
- Les commandes passées sont consultables après validation par l’équipe opérationnelle sous Modifier le stand → Boutique en ligne & Commandes.
- Les commandes passées après la date limite et la fermeture de la boutique en ligne ne sont possibles qu’après accord individuel avec l’équipe opérationnelle.
- Passé le délai, une livraison dans les délais ne peut être garantie. Les commandes passées après cette date seront examinées au cas par cas et traitées dans la mesure du possible.
Système de construction de stands
Le système « Megawall »
- Système de cadres modulaires
- Système de stand flexible offrant l’esthétique d’un stand sur mesure
- Les cadres sont équipés de panneaux en PVC blanc
- Le stand peut être utilisé à 100 % comme surface publicitaire
- Possibilité de poser un visuel textile continu sur toute la surface
Module mural
100 cm (largeur) x 248 cm (hauteur)
- Impression sur une grande surface sans joints possible sur plusieurs modules muraux.
- Possibilité d’imprimer sur des modules muraux individuels
Module de signalisation
200 cm (largeur) x 50 cm (hauteur)
- Personnalisable avec un logo moyennant un supplément
Module d’extension
100 cm (largeur) x 100 cm (hauteur)
- Inclus dans les formules All-In Plus et All-In Premium
- Imprimable moyennant un supplément
Module de cabine
- Inclus dans les formules All-In Plus (2 m²) / All-In Premium (2 x 2 m²)
- Imprimable moyennant un supplément
Remarque :
Évitez de laisser des résidus de matériaux ou de colle sur les murs. En cas de salissures ou de dommages, Easyfairs se réserve le droit de facturer les frais occasionnés.
Surveillance du stand
Le hall sera fermé à clé après le montage ou à la fin des heures d’ouverture. Cela exclut toute responsabilité concernant vos objets exposés.
Si vous souhaitez bénéficier d’un service de surveillance personnalisé de votre stand, veuillez contacter l’équipe opérationnelle.
Service traiteur sur place
Contact :
Wassermann & Company AG
+ 41 61 201 08 45
sales@wassermann-company.ch
Nettoyage du stand
Le nettoyage du stand est compris dans la participation et a lieu chaque fois la veille au soir d’une journée de salon. Il comprend l’aspiration du sol, le vidage des poubelles ainsi que le nettoyage des surfaces des tables et des comptoirs.
Remarque :
Il convient d’éviter les résidus de matériaux et de colle sur les murs. En cas de salissures ou de dommages, Easyfairs se réserve le droit de facturer les frais occasionnés.
Inscription à la SUISA
Les représentations ou la diffusion de contenus multimédias sur le stand, par exemple de la musique dans des films publicitaires, peuvent donner lieu au paiement de redevances SUISA. Il incombe à l’exposant de procéder en temps utile à la déclaration auprès de la SUISA et au paiement des redevances.
Raccordements techniques : air comprimé
Les raccords d’air comprimé doivent être commandés dans les délais via la boutique en ligne MyEasyfairs et indiqués sur le plan technique du stand.
Les directives techniques du lieu de l’événement doivent être respectées. Les travaux techniques ne peuvent être effectués que par le partenaire officiel chargé de la construction des stands. L’équipe opérationnelle propose des solutions personnalisées et des conseils.
Raccordements techniques : Internet
Si une connexion LAN est nécessaire en plus du Wi-Fi général, celle-ci doit faire l’objet d’une demande dans les délais impartis et moyennant paiement auprès de l’équipe opérationnelle et être indiquée sur le plan technique du stand.
Les directives techniques du lieu de réunion doivent être respectées. Les travaux techniques ne peuvent être effectués que par le partenaire officiel chargé de la construction des stands. L’équipe opérationnelle propose des solutions personnalisées et des conseils.
Raccordements techniques : électricité
Les branchements électriques supplémentaires doivent être commandés dans les délais via la boutique en ligne MyEasyfairs et indiqués sur le plan technique du stand.
Les directives techniques du lieu de rassemblement doivent être respectées. Les travaux techniques ne peuvent être effectués que par le partenaire officiel chargé de la construction des stands. L’équipe opérationnelle propose des solutions personnalisées et des conseils.
Équipement électrique
- Tous les raccordements sont installés avec un disjoncteur différentiel (≤ 30 mA). Pour des raisons légales et liées à l’assurance, les machines/objets exposés ne peuvent fonctionner qu’avec un disjoncteur différentiel. Pour les appareils dotés d’un disjoncteur différentiel intégré, un raccordement sans disjoncteur différentiel séparé est possible.
- Les câbles Schuko destinés aux objets exposés et aux appareils consommateurs ne sont pas inclus dans le raccordement et doivent être commandés séparément dans la boutique en ligne.
Raccordements techniques : eau
Si un raccordement à l’eau est nécessaire, celui-ci doit être demandé en temps utile et moyennant paiement auprès de l’équipe opérationnelle, puis indiqué sur le plan technique du stand.
Les directives techniques du lieu de rassemblement doivent être respectées. Les travaux techniques ne peuvent être effectués que par le partenaire officiel chargé de la construction des stands. L’équipe opérationnelle propose des solutions personnalisées et des conseils.
Informations importantes sur place
Arrivée et hébergement
Adresse du salon :
Messe Zürich
Wallisellenstrasse 49
8050 Zurich
Badges d'exposants
Les badges d’exposant personnalisés sont gratuits et donnent accès aux halls d’exposition pendant les périodes de montage et de démontage ainsi que pendant la durée du salon.
Enregistrer le personnel de stand
Jusqu’à 2 semaines avant le début du salon dans MyEasyfairs à l’adresse :
Modifier le stand > Gérer votre personnel > Personnel du stand > + Nouveau
Retrait des badges
Présentez le code QR figurant dans l’e-mail de confirmation la veille du salon au point de service ou, pendant la durée du salon, à l’accueil. > Le badge d’exposant sera alors imprimé directement au comptoir et servira également de carte de visite numérique.
Soirée des exposants
L’apéritif des exposants aura lieu le premier jour du salon à partir de 17 h. Tous les exposants sont cordialement invités à trinquer ensemble pour célébrer ce premier jour du salon.
Des informations détaillées concernant la soirée des exposants seront communiquées prochainement par e-mail.
Restauration pour les exposants
Jour du montage
- Le jour du montage, divers plats et boissons peuvent être achetés au restaurant du salon, à vos frais.
Jours du salon
- Pendant la durée du salon, des collations et des boissons sont mises gratuitement à disposition dans l’Exhibitor Lounge.
Vestiaire
Le vestiaire se trouve dans le hall d’entrée, en descendant les escaliers.
Plan des halls et du site
Heures d'ouverture
- Mercredi, 1er jour du salon
9 h 00 – 17 h 00 - Jeudi, 2e jour du salon
9 h 00 – 16 h 00
Stationnement pendant le salon
Les exposants peuvent commander leurs tickets de parking à l’avance via la boutique en ligne de MyEasyfairs et les retirer sur place, au salon.
Il est également possible de prendre un ticket de parking directement à l’entrée du parking.
Point de service, stand d'information (équipe Easyfairs)
Le personnel se tient à votre disposition pour répondre à vos questions pendant les horaires d’ouverture suivants.
Mardi, jour d’assistance : 12 h 00 – 18 h 00
- Retrait des documents destinés aux exposants (badges, tickets-repas)
- Questions concernant l’électricité, l’air comprimé et Internet
- Commandes de dernière minute de mobilier (dans la limite des stocks disponibles) et de raccordements techniques (sans garantie)
- Réclamations
- Identifiants d’accès Wi-Fi
- Questions concernant les solutions numériques
- Autres questions, problèmes et demandes
Mercredi, 1er jour du salon : de 8 h à 17 h
- Questions concernant l’électricité, l’air comprimé et Internet (de 8 h à 10 h)
- Identifiants Wi-Fi
- Questions concernant les solutions numériques
- Autres questions, problèmes et demandes
Jeudi, 2e jour du salon : de 8 h à 16 h
- Identifiants Wi-Fi
- Questions sur les solutions numériques
- Autres questions, problèmes et demandes
Wi-Fi
Un réseau Wi-Fi public est mis à la disposition de tous les exposants gratuitement le jour du montage et pendant toute la durée du salon.
Le réseau Wi-Fi public n’est pas conçu pour le transfert de volumes importants de données. Une disponibilité continue de l’accès à Internet ne peut être garantie.
Si vous avez besoin d’une connexion LAN en plus du Wi-Fi général, vous devez en faire la demande en temps utile et moyennant paiement auprès de l’équipe opérationnelle.
Montage et démontage
Montage, durée du montage
Mardi, journée dédiée au service : de 8 h à 18 h
L’accès est ouvert aux exposants pendant toute la durée du salon.
- À partir de 12 h : les stands modulaires sont prêts à être occupés et le point de service Easyfairs est ouvert.
- De 12 h à 18 h : les réclamations sont prises en charge au point de service.
Une rééducation anticipée ou prolongée n’est possible qu’après accord de l’équipe chirurgicale.
Extraction, durées d'extraction
Jeudi, 2e jour du salon : 16 h 30 – 22 h
Libération des stands modulaires et démontage par les exposants, ouverture des portes des halls
Vendredi : de 8 h 00 à 12 h 00
L’enlèvement de machines lourdes ou d’autres matériels le vendredi n’est possible qu’après accord préalable de l’organisateur.
Consignes relatives au démontage
- Le démontage ou le débarras du stand n’est pas autorisé pendant la durée officielle du salon.
- Emballer les objets exposés et les étiqueter en indiquant le nom de l’entreprise, un numéro de portable et le numéro de stand.
- Emporter tous les objets apportés.
- À la fin de l’événement, remettre la clé du stand dans la serrure correspondante.
- Laisser le lecteur de badge intelligent sur le support prévu à cet effet.
- Aucune surveillance des halls n’est assurée pendant la phase de démontage.
gestion des déchets
En cas de volumes importants de déchets et de besoins correspondants en conteneurs, l’équipe opérationnelle compétente se tient à votre disposition.
Remarque concernant le tri des déchets :
Afin d’organiser un événement aussi durable que possible et d’éviter tout gaspillage inutile, nous vous demandons d’utiliser systématiquement les systèmes de tri des déchets mis à disposition et de limiter au maximum l’utilisation d’emballages et de supports imprimés.
Itinéraire pour le montage et le démontage, stationnement
Pour la livraison, aucune caution ne doit être versée.
Stationnement
Chaque exposant peut stationner gratuitement avec une voiture pendant la journée de montage et les deux jours du salon. Le titre de stationnement correspondant sera remis sur place au point de service indiqué. Des cartes de stationnement supplémentaires peuvent être commandées via la boutique en ligne.
Accès au parc des expositions
Il convient d’emprunter les voies d’accès balisées. L’accès jusqu’à l’entrée du hall s’effectue par le point de contrôle 1 et le point de contrôle 2, en fonction de la réservation de créneau horaire, du taux d’occupation et des instructions du personnel de sécurité. Il n’existe aucun droit d’accès direct.
Le dernier jour du salon, les fourgonnettes, camions et véhicules avec remorque ne sont autorisés à pénétrer sur le site qu’après la fermeture du salon et sur autorisation.
Circulation et sécurité
- Le code de la route (StVO) s’applique sur l’ensemble du parc des expositions. Les consignes du personnel de stationnement et de sécurité doivent être respectées. Une prudence particulière est de mise en raison des conditions de visibilité saisonnières.
- Les voies d’accès, les portails ainsi que les issues de secours et les voies d’évacuation doivent rester dégagés à tout moment. Les véhicules ou matériaux obstruant le passage seront enlevés aux frais du contrevenant.
Chargement et déchargement
- Une fois le déchargement terminé, les véhicules et les remorques doivent être immédiatement retirés des zones de chargement et garés conformément aux instructions du personnel de sécurité.
- Aucune caution n’est requise pour la livraison.
Informations complémentaires
- Les véhicules privés ne sont pas autorisés dans les halls d’exposition.
Livraison et enlèvement
Pour la livraison, aucune caution ne doit être versée.
Livraison directement sur le stand
- Uniquement le mardi (jour de service), de 8 h 00 à 20 h 00
- En cas de livraison trop précoce, des frais de stockage seront facturés.
- Les dates de livraison individuelles ou privilégiées ne sont possibles qu’après accord préalable avec l’équipe opérationnelle.
Adresse de livraison
Messe Zürich/ Kühne & Nagel
Empack/Logistics & Automation
NOM DE L’EXPOSANT
Halle XX, stand XXX / Interlocuteur XXX (Tél. : XXX)
Wallisellenstrasse 49
8050 Zurich
Remarques importantes
- Easyfairs n’accepte aucune livraison pour le compte des exposants et décline toute responsabilité concernant les marchandises livrées.
- Une personne habilitée à réceptionner les marchandises doit être présente sur place lors de la livraison et joignable par téléphone.
Capacité de charge du sol
Charge admissible au sol et masse des portes du hall :
Hall 1
Porte : 4,5 m de haut
Charge admissible au sol : 1 200 kg/m²
Machines lourdes
Les machines/objets d’exposition lourds de plus de 1 000 kg et/ou volumineux de plus de 120 × 80 cm (palette Europe) doivent être signalés à l’organisateur et au transporteur officiel du salon. Les zones de livraison indiquées par le transporteur doivent être respectées.
Date limite : inscription auprès de l’équipe opérationnelle et du transporteur du salon au plus tard 4 semaines avant le début du salon.
Contact :
DSV Fairs & Events GmbH
Riemannstrasse 29b
04107 Leipzig
external-fairs.leipzig@dsv.com
Transport et logistique des salons
Transport, transpalettes, chariots élévateurs, stockage des emballages vides et objets d’exposition lourds/encombrants
Contact :
DSV Fairs & Events GmbH
Riemannstrasse 29b
04107 Leipzig
external-fairs.leipzig@dsv.com
Remarques :
- Les véhicules, chariots élévateurs, conteneurs et chariots de manutention motorisés ne peuvent être utilisés dans les halls que par le transporteur officiel du salon.
- Le personnel du salon n’accepte pas les marchandises destinées au salon et ne les garde pas. La réception, la garde et la facturation s’effectuent directement par l’intermédiaire du transporteur officiel.
- Les dates de chargement et de déchargement ainsi que les tarifs doivent être convenus directement avec le transporteur.
dédouanement
Toutes les dispositions douanières du pays où se déroule l’événement doivent être respectées. Cela concerne notamment le dédouanement des marchandises importées à titre temporaire, par exemple les objets exposés, la déclaration en douane des marchandises importées à titre définitif, par exemple les cadeaux promotionnels et les supports d’information, ainsi que la déclaration du personnel affecté au stand.
Easyfairs ne prend en charge ni les formalités douanières ni les frais qui y sont liés et décline toute responsabilité en cas de non-respect des dispositions légales.
Vos interlocuteurs et interlocutrices
Équipe commerciale
Dominik Amann
+41 (0)79 808 39 05
Équipe marketing
Kristina Nadjaria
+41 (0)61 228 10 08
Équipe des opérations
Operations-Team
+49 89 127 165 129